Die Reise geht Richtung Virtual First: 5 Fragen an Andrea Trapp zur Work Transformation

von Katja Schmalen

Wie wird die Art und Weise, wie wir arbeiten in den nächsten zwei bis drei Jahren aussehen? Unter anderem darüber haben wir uns anlässlich der Vorstellung der neuen IDC Studie „Work Transformation in Deutschland 2021“ mit Andrea Trapp, VP of Business International bei Dropbox zum Thema ausgetauscht.

IDC: Frau Trapp, welche Themen müssen Ihrer Ansicht nach besonders berücksichtigt werden, um in einer veränderten, neuen Arbeitswelt zu bestehen?

Andrea Trapp: Die Pandemie hat das Thema New Work in ein neues Licht gerückt: Die verschiedenen Lockdowns und die erforderliche Arbeit im Homeoffice verlangen mehr Flexibilität, Vertrauen, neue Arbeitskonzepte, andere Führungsmethoden, eine diversere Unternehmenskultur und die erforderliche technische Ausstattung des Teams mit Tools zur digitalen Collaboration. Unser Gründer und CEO von Dropbox, Drew Houston, sagte Ende 2020, dass „die Verlagerung der Büroarbeit hin zu Distributed Work eine der größten Veränderungen in der Wissensarbeit seit der Erfindung dieses Begriffs im Jahr 1959“ darstellt.

IDC: Wie sollten Unternehmen vorgehen, um ihren Mitarbeitern ein orts- und zeitunabhängiges digitales Arbeiten zu ermöglichen? Was sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren?

Andrea Trapp von DropboxAndrea Trapp: Der „Arbeitsplatz“ von Wissensarbeiter*innen kann heute überall sein. Wir erschließen ihn durch unsere Laptops und auf unseren Handys über cloudbasierte Kollaborations-Tools. Die Technik ist also die Basis von orts- und zeitunabhängiger digitaler Arbeit. Man sollte aber eben so viel Wert auf eine Neuausrichtung der Kultur im Unternehmen legen. Neben den Rahmenbedingungen von Raum und Zeit muss sich auch die Art und Weise, wie wir arbeiten, weiterentwickeln: Es braucht neue Strukturen, fokussierte Priorisierung, konzentrierteres Arbeiten, ein Umdenken auf der Führungsebene sowie innovative Gestaltungsmöglichkeiten gesundheitsfördernder – physischer und psychischer – Programme für alle Mitarbeiterinnen. Darüber hinaus erfordert es ein Umdenken in der Bemessung der Arbeitsergebnisse: Statt Anwesenheit in Stunden als Goldstandard sollten Ergebnisse anhand gemeinsamer Ziele und der dazugehörigen KPIs in Zukunft entscheiden. Zusammengefasst lauten die wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit: Technik, Kultur und Messbarkeit.

IDC: Die Transformation des Arbeitsplatzes und die Optimierung der nötigen Tools und Lösungen sind mit Herausforderungen verbunden. An welchen Punkten scheitert das häufig und warum?

Andrea Trapp: Wenn wir ehrlich sind, steckte unsere Arbeit schon vor Corona in einer Krise: Im Durchschnitt wechseln Wissensarbeiter täglich zwischen 35 Tools hin und her und verlieren einen Großteil an Arbeitszeit und Fokus durch den Wechsel zwischen Apps oder durch Notifications. Schlagen wir uns nicht mit zu viel Technik herum, sondern setzen wir sie geschickt ein, sodass sie die Fokusarbeit unterstützt und trägt. Jede*r von uns sollte sich die Frage stellen: Welche Technologie hilft mir dabei, meine Arbeit effektiver zu erledigen? Welche Tools sind einfach zu verwenden und fördern die nahtlose Kommunikation zwischen Teams? Die Tools, die wir heute und in Zukunft verwenden, sollten smarter Teil der Lösung und nicht Teil des Problems sein. Für mich löst das unsere Dropbox-Plattform mit den integrativen Verbindungen zu Slack, Zoom, Adobe oder auch Salesforce sowie unsere eSignatur-Lösung HelloSign.

IDC: Wie unterstützen Sie die Anwender konkret mit Ihren Lösungen dabei, ihren Mitarbeitern das Arbeiten unter den neuen Gegebenheiten zu ermöglichen?

Andrea Trapp: Wir wissen, dass eine verteilte Arbeitsstrategie das reibungslose Teilen von Inhalten, Diskutieren und Planen von Aktivitäten über Tools erfordert, genau hier liegt unsere Stärke. Mit Dropbox Spaces haben wir unsere Kernkompetenz erweitert und einen sicheren und kontrollierbaren Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit von Teams entwickelt, der diese Probleme für Unternehmen gezielt löst. Ob es darum geht, Unternehmensdaten sicher aufzubewahren, die Nutzung zu verwalten, Arbeit effizient zu gestalten, Risiken zu minimieren oder Produktivität zu steigern, die einfache und sichere Nutzung von Dropbox ermöglicht es unseren Anwendern, optimal transparent kollaborativ zu arbeiten, sei es mit Kollegen oder auch externen Partnern.

Ein konkretes Beispiel ist HelloSign, das seit 2019 zu Dropbox gehört. Die Pandemie hat unterschriftsbasierte Geschäftsprozesse wie Vertragsabschlüsse oder das Onboarding neuer Mitarbeiter sehr aufwendig oder gar unmöglich gemacht. Traditionell papiergebundene Geschäftsprozesse können durch eine integrierte, einfach anwendbare und sichere Online-Lösung ersetzt werden. Die Vorteile einer solchen eSignatur-Lösung liegen auf der Hand: Sie ermöglicht zeitschonende, smarte Dokumentenunterzeichnungen und beschleunigt lückenlose, krisenstabile Workflows.

IDC: Schauen wir vorsichtig in die Zukunft: Wie wird die Art und Weise, wie wir arbeiten, und die Nutzung von Tools und Lösungen in den nächsten zwei bis drei Jahren aussehen? Wohin geht die Reise?

Andrea Trapp: Die Reise geht definitiv Richtung Virtual First. Es steht fest, dass wir nie wieder in den Arbeitstrott vor Corona zurückkehren werden. Der „Arbeitsplatz“ ist neu definiert, nämlich „überall dort, wo gearbeitet wird“ – sei es ein physischer Raum oder eine digitale Umgebung. „Virtual First“ nennen wir die Strategie, die mehr Individualität, Gleichberechtigung, Diversität und Zugriffschancen auf einen viel größeren globalen Talentpool bedeutet. Remote-Arbeitsmodelle und distanzbedingte Virtual-First-Ansätze werden sich langfristig positiv auswirken. Die Verlagerung des Gros unserer Kommunikation in virtuelle Räume sorgt für mehr Gleichberechtigung und Pluralität, weil durch die Sozialisation verinnerlichte Verhaltensmuster durchbrochen werden können.

Zudem wird die Suche nach Unternehmensnachwuchs erleichtert, denn neue Talente mit dem richtigen Mindset können global und standortunabhängig rekrutiert werden – ein Riesenfortschritt in einer Epoche der Globalisierung und des gleichzeitigen Mangels an qualifizierten Arbeitskräften. Zentral wird auch sein, dass wir Fokusarbeit als ein sehr hohes Gut betrachten, denn unkonzentriertes Arbeiten, unnötige Meetings, das ewige Hin und Her zwischen verschiedenen Tools und Apps – all das wird bald der Vergangenheit angehören. Reduziert und richtig angewendet wird integrative Technik unsere Workflows in Zukunft bereichern, Arbeitsschritte erleichtern sowie befreites und kommunikatives Arbeiten ermöglichen.


Case Study: Exporo AG

Exporo ist ein Anbieter für digitale Immobilieninvestments in Deutschland. Das Unternehmen mit Sitz in Hamburg beschäftigt derzeit rund 200 Mitarbeiter und stand zu Beginn vor der Herausforderung, alle internen und externen Stakeholder auf einer Plattform vernetzen zu wollen. Ein smarter Arbeitsplatz war gefragt, der alle Daten, Dokumente, Tools und Teams an einem Ort zusammenführt, um die Zusammenarbeit so einfach, aber effektiv und schnell wie möglich zu gestalten. Mehr dazu lesen Sie in der Case Study.

 

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