6 Tipps, mit denen CIOs ihren Board Report optimieren können

von Katja Schmalen

Für den CIO gibt es viele Möglichkeiten, Einfluss auf die Chefetage zu nehmen, der regelmäßige Board Report ist eine davon. Er wird jedoch nicht immer effektiv genutzt. In diesem Artikel wird IDC CIO Advisor Chris Weston aufzeigen, wie CIOs die richtigen Botschaften vermitteln können. Als Berater bei IDC hat Chris mit IT-Führungskräften in vielen verschiedenen Organisationen gearbeitet. Ein Patentrezept gibt es nicht, dennoch hat der Experte sechs wertvolle Tipps für IT-Chefs auf Lager.

Der Kontext ist entscheidend

Vielleicht sind Sie selbst Mitglied des Gremiums, vor dem Sie eine Präsentation halten, vielleicht aber auch nicht. Im zweiten Fall ist Ihre Präsentation nur ein kleiner Punkt auf der Agenda, und Sie werden wahrscheinlich nur eingeladen, wenn es ein bestimmtes Thema gibt, über das man mehr wissen will. Wie dem auch sei: Sie sollten die Informationen relevant und prägnant halten. Was für Sie wichtig ist, ist nicht unbedingt auch für den Vorstand wichtig. Ich habe schon viel zu viele Vorstandsberichte gesehen, die die Anzahl der Support-Anrufe im letzten Monat oder die genutzte Speicherkapazität der Organisation auflisten. Diese Informationen sind in den seltensten Fällen von Interesse, es sei denn, sie dienen dazu, eine bedeutende Botschaft zu transportieren. Denken Sie darüber nach, wer Ihre Zielgruppe ist, worüber sie sich in der Leitung ihrer Abteilungen Gedanken machen und was sie im Gesamtunternehmen erreichen wollen oder wofür sie sich einsetzen wollen. Ihr Vorstandsbericht sollte die Aufmerksamkeit auf die Dinge lenken, die Entscheidungen erfordern, und der Versuchung widerstehen, diese Dinge der IT-Abteilung zu überlassen, was vielleicht bequem ist, aber selten zu den besten Ergebnissen führt.

Der Trend ist Ihr Freund

Wenn Sie nach Kennzahlen gefragt werden oder Sie das Gefühl haben, dass es bestimmte Zahlen gibt, die eine gute Geschichte über Ihre Effektivität als IT-Team erzählen, dann stellen Sie diese in einer schönen, klaren, leicht zu lesenden Graphik dar – und zeigen Sie Trends auf. Ihr Publikum wird sich wahrscheinlich nicht an die Zahlen erinnern – an einen  Trend (z. B. in Richtung einer Investitionsentscheidung)  hingegen wahrscheinlich schon. Künftig anstehende Entscheidungen kommen so unter Umständen weniger überraschend daher. Ihr Ruf im Hinblick auf das Handling von Langzeitthemen wird davon profitieren – ein Bereich, den IT-Leiter oft vergessen – zu oft sind wir die Helden der Stunde, wenn es um die Lösung kurzfristiger Probleme geht.

Es ist außerdem eine gute Idee, Ihre Ziele zu Beginn jedes Vorstandsberichts zu wiederholen, wobei die wichtigsten strategischen Ziele des Unternehmens mit den Punkten verknüpft werden sollten, die Sie im Hauptteil des Berichts erwähnen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass der Vorstand im Laufe des Jahres von seiner Strategie abweicht bzw. eine Kurskorrektur vornimmt, und eine sanfte Erinnerung an den Kurs, den Sie für die IT als Ergebnis dieser Strategie festgelegt haben, ist nie eine schlechte Idee. Wenn sich die Richtung geändert hat, sollten Sie das lieber früher als später erfahren.

Feiern Sie die Erfolge, wie klein sie auch sein mögen

Vorstandssitzungen können anstrengend sein, die Zeit fliegt und je nach Art und Größe des Unternehmens hat sich vielleicht auch nicht unbedingt viel von einem Monat zum nächsten geändert. Nutzen Sie also die Gelegenheit, Erfolge (ja, auch die kleinen) zu feiern und die Kollegen namentlich zu nennen, die zu diesen Erfolgen beigetragen haben. Das hilft Ihrem Publikum zu verstehen, dass Ihr Team nicht nur eine abstrakte Abteilung ist, sondern eine Ansammlung von talentierten, engagierten Menschen – vergessen Sie dabei auch Ihre externen Partner nicht. Das mag Ihnen jetzt vielleicht wie eine Nebensächlichkeit erscheinen, aber es kann einen großen Unterschied machen, wenn Sie den Vorstand in Zukunft beeinflussen wollen. Es ist sehr viel wahrscheinlicher, dass man einem Team vertraut, das man durch Erfolge kennengelernt hat.

Im Anschluss an unsere Erfolge sollten wir auch über die Dinge sprechen, die den Vorstand erfreuen werden. Hier geht es darum, die Erwartungen an Ihre Change-Programme, die Enabler, die Sie bereitstellen, und den Wert, den Ihr Team liefert, zu steuern. Natürlich müssen wir auch ehrlich über die Rückschläge sprechen und über alle Hindernisse, die der Vorstand beseitigen könnte, seien sie finanzieller oder politischer Natur. Wenn dies in einer Vorstandssitzung hervorgehoben wird, ist es überraschend, wie oft der kollektive Wille gefunden werden kann, den Weg für eine wichtige Veränderung freizumachen.

Packen Sie auch die schlechten Nachrichten an

Laufen Sie nicht vor schlechten Nachrichten weg. Selten kann ein CIO behaupten, dass im letzten Monat alles perfekt gelaufen ist. Möglicherweise gab es einen Systemausfall, einen Lieferantenfehler, einen Krankheitsfall im Helpdesk, der zu erhöhten Warte- und Ausfallzeiten führte – oder aber ein Windows-Update, das alle überrascht hat. Sprechen Sie die Dinge proaktiv an, über die sich die Mitarbeiter beschweren, machen Sie darauf aufmerksam und zeigen Sie, dass Sie genau wissen, was in Ihrem Bereich vor sich geht und dass Sie bereits einen Plan haben, um Baustellen zu beseitigen.

Zu guter Letzt sollten wir das Risiko nicht vergessen. Es ist die Aufgabe eines CIOs, die vielen Risiken in Bezug auf die Informationssicherheit zu artikulieren und das ist auf überhaupt nicht schlimm, solange Sie es auf die richtige Art und Weise tun. Die Bedrohungen für unsere Unternehmen durch Gefahren wie Ransomware, Imageschäden und finanzielle Auswirkungen durch Datenverlust oder Auswirkungen auf den Handel durch ungeplante Ausfallzeiten, die durch Böswilligkeit oder Fahrlässigkeit verursacht werden, scheinen jeden Tag meh zu werden. Wir haben eine wichtige Rolle bei der Aufklärung des Vorstands in diesen Angelegenheiten, ohne allerdings dabei zu selbsternannten Schiedsrichtern dessen zu werden, was akzeptabel und angemessen ist. Der Vorstand trifft seine Entscheidungen mit dem Input von allen Parteien, und der CIO ist nur eine davon. Das Aufzeigen von Risiken muss mit Augenmaß erfolgen, weshalb es wirklich wichtig ist, von Ihrem Gegenüber Feedback zu diesem Aspekt zu erhalten, indem Sie Gespräche mit Vorstandsmitgliedern zur Reflexion Ihres Berichts einplanen und dann Ihren Ansatz entsprechend anpassen.

Natürlich wird die Bedeutung dieser Dinge je nach Art des Unternehmens, der gesetzlichen Bestimmungen in Ihrer Branche, Ihrer Wettbewerbslandschaft und dem Ausmaß, in dem Technologie Ihr Wachstum vorantreibt, unterschiedlich sein. Ein erfolgreicher IT-Leiter zeichnet sich dadurch aus, dass er sich an seine Umgebung anpasst und diese Variablen berücksichtigt – nehmen Sie diese Herausforderung an.

Kurz zusammengefasst

  • Bleiben Sie realistisch in Bezug darauf, wieviel Zeit sich Ihre Kollegen aus dem Vorstand oder der Geschäftsführung nehmen werden, um Ihre Berichte zu lesen. Streichen Sie daher am besten alles, was Ihr Gegenüber mit einem Achselzucken kommentieren könnte.
  • Stellen Sie alle Kennzahlen in einem übersichtlichen, leicht zu lesenden Dashboard dar und zeigen Sie vor allem Trends auf
  • Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Erfolge zu feiern und nennen Sie dabei unbedingt die Namen der Kollegen, die dazu beigetragen haben.
  • Schauen Sie sowohl nach vorne als auch zurück und heben hervor, worauf sich der Vorstand freuen kann – sprechen Sie aber aber auch darüber, was er selbst dafür tun kann.
  • Sprechen Sie auch Probleme offen an – wenn Ihre Kollegen von ihren jeweiligen Teams hören, was in der IT nicht rund läuft, werden Sie nicht mehr ernst genommen. Zeigen Sie, dass Sie Ihren Aufgabenbereich und Ihr Team im Griff haben.
  • Machen Sie das Risiko zu einem regelmäßigen Bestandteil Ihrer Kommunikation, aber vermeiden Sie, dass das Rauschen zum Lärm wird. Achten Sie darauf, Feedback über das Risikoverständnis des Vorstands in Ihrem Bereich einzuholen.

 


Der Autor dieses Beitrags ist Chris Weston, CIO Advisor bei IDC. Chris ist ein erfahrener IT-Leader und -Berater auf C-Level-Niveau. Die Umsetzung von Veränderungen in Unternehmen durch Technologie sind seine Passion. Der sympathische Brite hat mehr als 25 Jahre Erfahrung in der Auswahl und Implementierung von Technologielösungen in vielen Industriezweigen und beschäftigt sich in jüngster Zeit intensiv mit  Zukunftstechnologien und Themen wie IoT, KI und Blockchain.

Mehr über seine Arbeit als CIO Advisor lesen Sie in diesem Beitrag.

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