COVID-19: Kickstart für eine bessere Zusammenarbeit?

von Katja Schmalen

The New Normal und die damit verbundenen neuen Wege der Zusammenarbeit haben dazu geführt, dass Conferencing und Team Collaboration-Lösungen plötzlich auf Platz 1 der  “Must-have”-Lösungen für Unternehmen zu finden sind. Lesen Sie hier, was Unternehmen tun können, um ihren Mitarbeitenden im Home Office an den Remote-Standorten das (Arbeits-) Leben in der  COVID-19-Ära so einfach wie möglich zu machen.

Die zunehmende Technologiekompetenz des Einzelnen und die steigenden Erwartungen an die User Experience stellen eine enorme Herausforderung für die Unternehmen dar. Entweder investieren sie in robuste, konsumentenähnliche Kommunikations- und Collaboration-Technologien oder sie riskieren, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Lösungen einsetzen, um vernetzt und produktiv zu sein. Um dieses Risiko auf niedrigem Level zu halten, müssen Organisationen ihre Mitarbeiter mit den geeigneten Technologien in die Lage versetzen, “alltägliche, menschliche Dinge” zu tun – und sich auf diese Weise miteinander und mit dem Unternehmen verbunden zu fühlen.

Hier ist eine kurze Checkliste mit Möglichkeiten, die virtuelle Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen in Gang zu bringen:

Identifizieren Sie kurz- und langfristige Erfolge

Welche Herausforderungen werden durch die Einführung kollaborativer Anwendungen gelöst und wie lässt sich das messen? In schwierigen Zeiten kann es so einfach sein, die Menschen von zu Hause aus zu verbinden und den Zugang zu den benötigten Systemen und Dokumenten sozial und produktiv zu gestalten – und das ist ein “Sieg”, auf den es ankommt.

Ermöglichen Sie den Mitarbeitern ein gewisses Maß an Normalität

Verlagern Sie Unterhaltungen – und dazu gehört auch das Schwätzchen am Kaffeeautomaten -, Meetings und Projekt-Zusammenarbeit in einen Team-Stack, der u.a. Chat,  Dokumente und Dateiablage zentralisiert. Zusatzpunkte gibt es, wenn sie so integriert werden, dass eine nahtlose Arbeitsumgebung entsteht.

Gehen Sie nicht von flächendeckend technologisch versierten Kollegen aus

Rechnen Sie nicht damit, dass Ihre Belegschaft weiß, wie man Datenschutz und Privacy beim Video-Chat einstellt. Wenn Sie über die Admin-Einstellung kein Standardprofil erstellen können, das die Datenschutzfunktionen aktiviert, dann erstellen Sie ein leicht verständliches How-to – das auch für technisch nicht versierte Personen leicht verständlich ist -, um die erforderlichen Datenschutzeinstellungen zu aktivieren. Informieren Sie sich auch über die vielleicht anders gelagerten Anforderungen an Sicherheit, Governance und Datenkonformität in Ihren (internationalen) Niederlassungen.

Finden Sie heraus, ob ihre Collaboration-Tools die Anforderungen der User erfüllen

Die meisten Teamanwendungen sind laut IDC-Untersuchungen “nicht autorisierte” IT-Anwendungen, wir sehen hier einen wahren Wildwuchs an Schatten-IT. So seltsam es klingt: genau das kann Ihnen jetzt zum Vorteil gereichen. Prüfen Sie also, ob einige Ihrer Mitarbeiter bereits Collaborative Tools verwenden und fragen Sie, welche Funktionen sie nutzen und wie sie ihnen bei ihren täglichen Tasks helfen. Für Sie bedeutet das eine enorme Zeitersparnis, denn diese Kollegen haben diese Werkzeuge bereits auf Herz und Nieren geprüft und ihre Erfahrungen mit Fehlern und Vorteilen bereits gemacht – aus denen Sie jetzt lernen können.

Berücksichtigen Sie unbedingt die möglichen Auswirkungen auf Ihre Infrastruktur

Da die Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus arbeiten, auf unterschiedliche Systeme zugreifen und mit internen und externen Stakeholdern kommunizieren, sollten sich Organisationen auf den daraus resultierenden Kapazitätsdruck auf ihre bestehende Infrastruktur vorbereiten.

Werden Sie sich über eines klar: Collaboration ist nicht nur ein IT-Task, es ist ihre Unternehmenskultur

Jetzt, da Sie verstärkt online arbeiten, müssen die Menschen die Gewissheit haben, dass sie teilhaben, ihre besten Ideen austauschen und auch abseits der eigentlichen Arbeit miteinander sprechen können. Diese so genannten “Teeküchen-Gespräche”, die es den Menschen ermöglichen, soziale Kontakte zu pflegen, werden zunehmend wichtiger, je länger sie remote arbeiten.

Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter, auch und gerade in der Krise an erster Stelle Mensch zu sein

Beseitigen Sie alle Reibungspunkte, um sicher zusammenzuarbeiten. Je mehr sich alle miteinander verbunden fühlen, flankiert von der Integration ihrer Arbeitsinstrumente, desto produktiver werden Ihre Mitarbeiter – auch wenn sie ihre Aufgaben von zu Hause aus bewältigen müssen.

Die Coronavirus-Pandemie (COVID-19) wirkt sich auf nahezu alle Facetten die Weltwirtschaft aus. Antizipieren Sie die Herausforderungen des Marktes. Wir halten Sie an dieser Stelle immer mit unserem umfassenden Research auf dem Laufenden.

 

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