Im Gespräch mit Annette Maier: Automatisierung muss Teil der Unternehmens-DNA werden

von Katja Schmalen

IDC sieht immer mehr Unternehmen, die das Potenzial von Prozessautomatisierung in einer wachsenden Zahl von Geschäftsbereichen zwar punktuell ausschöpfen, dennoch liegt hier viel Potenzial brach. Wie Unternehmen hier weiterkommen können, hat uns Annette Maier, Area Vice President Central & Eastern Europe bei UiPath  anlässlich der Vorstellung der IDC Studie “Intelligent Process Automation in Deutschland 2022” im Interview verraten.

IDC: Automatisierung in den unterschiedlichen Facetten gibt es schon viele Jahre. Sie steht immer wieder ganz oben auf der Agenda. Warum sollten sich Unternehmen gerade jetzt mit diesem Thema beschäftigen?

Annette Maier: Lassen Sie mich einen der vielen Gründe herausstellen, der, wie ich finde, besonders wichtig ist: die Mitarbeiter*innen. Unstrittig ist, dass sich aufgrund der Pandemie die Arbeitswelt sowie ihre Bedeutung in unserem Leben verändert hat und kontinuierlich verändern wird. Viele Arbeitgeber haben nicht nur den zunehmenden Fachkräftemangel auf dem Radar, sondern auch die wachsende psychische Belastung ihrer Mitarbeiter*innen erkannt und darauf reagiert. Sie haben die Gelegenheit genutzt, ihren Mitarbeitenden zuzuhören und ihnen sinnvolle Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten, denn das meiste Potenzial schöpfen wir aus den Mitarbeitern, die wir bereits an Board haben.

Darüber hinaus wollen Mitarbeiter*innen Tätigkeiten ausführen, bei denen sie ihre Kreativität, ihr Urteilsvermögen und ihre Problemlösungsfähigkeiten nutzen können. Repetitive manuelle Aufgaben, die viel Zeit kosten, müssen automatisiert werden, um diesem Wunsch gerecht zu werden. Das gilt insbesondere auch im Kontext dessen, was oft als Great Resignation bezeichnet wird. Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden halten wollen, sollten einen hohen Prozessautomatisierungsgrad anstreben, Ihre Belegschaft mit einbeziehen, um so einen spannenden Arbeitsplatz zu bieten.

In welchen Unternehmensbereichen kann Automatisierung die digitale Transformation am besten unterstützen?

Annette Maier: Automatisierung ist in unterschiedlichsten Bereichen wie Finanzen, Compliance, Recht, Kundenservice, Betrieb und IT implementierbar. Praktisch jeder wiederholbare Prozess eignet sich dafür. Das gilt zunehmend auch für kognitive Prozesse, die KI-Fähigkeiten benötigen. Durch Automatisierung können Unternehmen profitabler, flexibler und reaktionsschneller in vielerlei Hinsicht werden. Der Einsatz von Automatisierung durch die Übernahme von lästigen, sich wiederholenden Aufgaben erhöht die Zufriedenheit, das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter*innen. Das gilt für Unternehmen aus den verschiedensten Branchen, von Finanzdienstleistungen über die Fertigungsindustrie und das Gesundheitswesen bis hin zu Transport, Logistik, Einzelhandel, dem öffentlichen Sektor und mehr.

Sie sprechen kontinuierlich mit Entscheidern. Was sind die wichtigsten technologischen und Prozess-Herausforderungen, die bei Automatisierungsprojekten gelöst werden müssen? Wo sollten Entscheider beginnen?

Annette Maier: Es ist entscheidend, dass IT und Fachabteilungen eng zusammenarbeiten, denn die Fachabteilungen sind z. B. ein essenzieller Bestandteil und Erfolgsgarant für die Identifikation des Automatisierungspotenzials, da sie die Prozesse kennen und wissen, welche Teile oder End-to-End-Prozesse automatisierbar sind. Außerdem raten wir, Mitarbeiter*innen frühzeitig in die Automatisierungsstrategie einzubinden, sie darüber zu informieren, welche Vorteile der Einsatz dieser Technologien hat und welche Veränderungen und Möglichkeiten sich daraus ergeben. Als Citizen Developer können Mitarbeiter*innen aus den Businessbereichen kleinere Automatisierungen selbstständig entwickeln. All das hat Einfluss auf die Unternehmenskultur und sollte als „Automation First“-Mindset Teil dieser Kultur werden.

Neben der Einbindung der Mitarbeiter*innen sollten Entscheider die organisatorischen Weichen stellen, um eine schnelle Realisierung von Automatisierungsprojekten zu ermöglichen und die damit verbundenen Potenziale zu heben. Zeitgleich gilt es, die Governance-Richtlinien immer im Auge zu behalten. Hier hat es sich bewährt, ein sogenanntes Center of Exellence für alle Themen rund um die Automatisierung als zentralen Dreh- und Angelpunkt einzurichten. Die allgemeine Organisationsstruktur, zentral oder dezentral, gibt dabei das entsprechende Governance-Modell vor. Wird Automatisierung Teil der DNA des Unternehmens, richtet sich damit die gesamte Organisation strukturell und technologisch in die Zukunft aus.

Welche sind aus Ihrer Sicht die drei wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine umfassende Automatisierung?

Annette Maier: Die voran genannten Punkte, Interaktion der IT und Fachabteilung, das Einbeziehen der Mitarbeiter, die Ausrichtung der Organisation und die Etablierung eines Governance-Modells, sind meiner Meinung nach essenziell für den Erfolg einer Automatisierungsstrategie. Daneben gibt es noch ein paar die Herangehensweise betreffende Aspekte, welche bei unseren Kunden zu den größten Erfolgen geführt haben: Quick Wins, Kommunikation, Top-down & Bottom-up.

Mit dem „Quick Wins“-Ansatz lernt man schnell, mit der Automatisierungstechnologie umzugehen, und kann schnell einen Return on Investment (ROI) nachweisen. Wir raten gern zu dieser Vorgehensweise, da so eine Steigerung Schritt für Schritt möglich ist. Teilprozesse können nacheinander automatisiert und optimiert werden und in der Folge zu End-to-End-Prozessen verknüpft werden. Auf diese Weise ist es möglich, in verschiedenen Abteilungen und Teams parallel mit dem Rollout der Automatisierung zu beginnen, die Kapazitäten können geteilt werden und werden nicht auf einen einzigen großen Prozess konzentriert. Diese „Quick Wins“ zu kommunizieren und damit das Bewusstsein – oder neudeutsch die Awareness – für die Technologie und ihre Vorteile zu stärken ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Kann man die Erfolge nachweisen, ist es immer einfacher, weitere Automatisierungsideen aus der gesamten Belegschaft zu beziehen. Zu diesem Zweck kann man auf Lösungen wie Dashboards oder andere visuelle Hilfsmittel zurückgreifen und die definierten KPIs entsprechend darstellen.

Ein weiterer nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor ist, Automatisierung sowohl „top-down“ mit einem oder mehreren sogenannten Automation-Sponsoren im Vorstand – Schlagworte sind hier: Vorleben, Kommunizieren, Priorisieren – als auch „bottom-up“ am Rollout von Automatisierung zu arbeiten, um dem Ziel näher zu kommen, alles, was sinnvoll automatisiert werden kann, zu automatisieren. Eins ohne das andere macht es deutlich schwerer, das volle Potenzial von Automatisierung zu entfalten, Mitarbeiter*innen zu entlasten, ihnen mehr Spaß an der Arbeit durch kreativere, herausfordernde Aufgaben zu geben und letzten Endes den Unternehmenserfolg zu beflügeln und Automatisierung Teil der Unternehmens-DNA werden zu lassen.

Werfen wir einen Blick voraus: Wie stark wird die Automatisierung in den Unternehmen in den nächsten zwei bis drei Jahren vorangeschritten sein?

Annette Maier: Studien belegen bereits heute, welchen Stellenwert Automatisierung zum gegenwärtigen Zeitpunkt für Unternehmen hat. Dies wird in den kommenden Jahren signifikant voranschreiten.

Die aktuelle IDC Studie zu Intelligenter Prozessautomatisierung zeigt klar auf, dass immer mehr Unternehmen ihre Prozessautomatisierung mit ihrer Digitalisierungsstrategie verknüpfen. Dieser Prozess wird weiter voranschreiten, denn Automatisierung unterstützt nicht nur die klassischen Zielsetzungen Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung sondern kann auch bei wichtigen Themen wie Nachhaltigkeit und Re- und Upskilling der Mitarbeiter*innen, sowie der Unternehmensresilienz ihren Beitrag leisten. Die Studie zeigt zudem, dass Automatisierung nun in der gesamten Wertschöpfungskette genutzt wird und der Mittelstand intensiv daran arbeitet, die Automatisierungslücke zu den großen Unternehmen zu schließen.

Um noch ein Beispiel für das enorme Automatisierungspotenzial in Unternehmen zu geben: In großen Unternehmen gibt es durchschnittlich über 170 Anwendungen, mit denen die Mitarbeiter*innen täglich arbeiten. Dies umfasst jede Menge „Copy & Paste“-Arbeit, was oft langweilig und ein enormer Verlust für die Produktivität des Unternehmens darstellt. Viele Unternehmen werden dieser Herausforderung mit der Zurverfügungstellung von Software-Robotern begegnen. Bedenkt man dabei, wie viele solcher einfachen, regelbasierten, bisher manuellen Tätigkeiten jeder einzelne Mitarbeitende tagtäglich ausführt, kann man schnell ausrechnen, wie viel Zeitersparnis das insgesamt für das Unternehmen bedeutet – die für wertschöpfendere Aufgaben verwendet werden kann, z. B. in Form von direktem Kundenkontakt. Und das wäre dann nur einer der ersten „Quick Wins“.

 


Case Study: Gothaer

Die im Jahr 1820 gegründete Gothaer konnte in ihrer über 200-jährigen Firmengeschichte wiederholt Tradition und Innovation optimal miteinander verbinden. Eine der neuesten Innovationen ist Robotic Process Automation (RPA), bei der Software-Roboter manuelle Arbeitsschritte nachbilden und automatisieren.

Das Unternehmen suchte eine niedrigschwellige Automatisierungslösung als Tool für den Fachbereich um Automatisierungen passgenau und schnell dort einzusetzen, wo sie benötigt werden. Weitere Anforderungen waren die schnelle Skalierbarkeit der Software im Konzern sowie die leichte Einhaltung der Governance- und Compliance Anforderungen.

 

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