Selbstgeschaffene Silos: Experte Niklas Bläsing über die größten Herausforderungen bei IPA

von Katja Schmalen

In welchen Unternehmensbereichen kann Automatisierung die digitale Transformation am besten unterstützen und warum sollten sich Unternehmen gerade jetzt besonders intensiv damit beschäftigen? Das und mehr hat uns Niklas Bläsing, Senior Consultant & Head of Intelligent Automation Practice bei CGI Deutschland anlässlich der Vorstellung der IDC Studie “Intelligent Process Automation in Deutschland 2022” im Interview verraten.

IDC: Automatisierung in den unterschiedlichen Facetten gibt es schon viele Jahre. Sie steht immer wieder ganz oben auf der Agenda. Warum sollten sich Unternehmen gerade jetzt mit diesem Thema beschäftigen?

Niklas Bläsing: Unternehmen befinden sich in ganz herausfordernden Zeiten. Nicht nur die Digitalisierung, sondern auch die aktuellen Krisen verstärken den finanziellen Druck. Hinzu kommen fehlende Fachkräfte und mangelndes Know-how. Wer sich in diesem Kontext nicht mit dem Einsatz von Automatisierung beschäftigt, läuft schlichtweg Gefahr, den Anschluss an die Konkurrenz zu verlieren oder langfristig Schaden zu nehmen. Bei richtiger Umsetzung verhilft eine intelligente Automatisierung Unternehmen zu massiven Kosteneinsparungen, mehr Agilität und Effizienz und befreit Mitarbeiter von stupiden und ressourcenbindenden Aufgaben, so dass sie sich auf wichtigere Unternehmensfelder konzentrieren können. Das gelingt am einfachsten bei der Automatisierung von repetitiven Prozessen.

In welchen Unternehmensbereichen kann Automatisierung die digitale Transformation am besten unterstützen?

Niklas Bläsing: Einen einzelnen Bereich auszumachen ist schwierig, denn von Automatisierungen profitieren alle Abteilungen. Schwerwiegende Veränderungen gibt es allerdings im Backoffice und bei IT-Prozessen. Durch die pandemiebedingten Umstrukturierungen sehen wir in den meisten Unternehmen eine knapp besetzte und häufig überbeanspruchte IT-Abteilung. Die Umstellungen auf die Arbeit im Homeoffice und die damit verbundenen Herausforderungen bringen viele Unternehmen an die Belastungsgrenze. Auch hier verspricht die Automatisierung Entlastung.

Sie sprechen kontinuierlich mit Entscheidern. Was sind die wichtigsten technologischen und Prozess-Herausforderungen, die bei Automatisierungsprojekten gelöst werden müssen? Wo sollten Entscheider beginnen?

Niklas Bläsing: Die größten Herausforderungen sind eindeutig selbstgeschaffene Silos. Viele Prozesse haben Unternehmen nicht Ende-zu-Ende gedacht, sondern nur bruchstückhaft automatisiert. Hier müssen Unternehmen lernen, eine ganzheitliche Strategie zu fahren und auch komplexe Prozesse über Abteilungen hinweg umzusetzen – auch wenn dieser Schritt zunächst kompliziert erscheint. Langfristig ist es die einzige Lösung.

Entscheider sollten zunächst bei den „Low Hanging Fruits“ beginnen. Dafür müssen sie zunächst die Schwierigkeiten und auch die Mehrwerte identifizieren. Wenn klar ist, welche Ziele sie mit einfachen Maßnahmen erreichen können, legen Unternehmen den Fokus im nächsten Schritt auf die High-Quality-Prozesse. Dabei sollten sie nicht nur eine prozessuale Sichtweise wählen, sondern Entscheidungen vor allem top-down betreiben. Zentral ist hier die Frage: Welche Lösungen passen zur IT-Infrastruktur? Bei den unzähligen Angeboten auf dem Markt ist nicht jede Lösung auch die richtige. Wer beispielsweise bereits erste Automatisierungsschritte mit eigenen Komponenten realisiert hat, benötigt ein externes Tool mit guter Schnittstellentechnologie. Passt die eingesetzte Lösung nicht zur eigenen Infrastruktur, entstehen schnell technologische Silos – die es zu vermeiden gilt.

Welche sind aus Ihrer Sicht die drei wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine umfassende Automatisierung?

Niklas Bläsing: Das Change Management, die Wahl der richtigen Plattform und eine ganzheitliche Prozessbetrachtung gehören zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren. Wird das Change Management nicht vorangetrieben, können Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht ausreichend in die Digitalisierung der Prozesse involvieren. Darin liegt aber ein Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Transformation. Wählt der Kunde die falsche Plattform, wird er zum einen unzufrieden sein und zum anderen keine Projekte erfolgreich umsetzen können. Die ganzheitliche Prozessbetrachtung sorgt für eine Ende-zu-Ende-Automatisierung ohne Silos. All diesen Punkten liegt die richtige Strategie zugrunde, ohne sie agieren Unternehmen blind und Bemühungen, Anschluss an die Konkurrenz zu halten, werden scheitern.

Werfen wir einen Blick voraus: Wie stark wird die Automatisierung in den Unternehmen in den nächsten zwei bis drei Jahren vorangeschritten sein?

Niklas Bläsing: Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es nicht, denn sie hängt unter anderem auch mit der Unternehmensgröße zusammen. Vor allem der deutsche Mittelstand entdeckt aktuell das Thema intelligente Automatisierung für sich. Hier müssen viele Unternehmen noch die ganze Journey durchlaufen, Probleme identifizieren und den nötigen Schritt der größeren Erstinvestition machen – denn wer hier spart, läuft Gefahr, den Anschluss an die Konkurrenz zu verlieren und sehr viel mehr Zeit für die Umsetzung zu benötigen. Großunternehmen haben die ersten Hürden meist schon genommen und werden sich in Zukunft verstärkt auf die engere Verbindung zwischen künstlicher Intelligenz und Automatisierung konzentrieren. Die Herausforderungen liegen hier eher in der Skalierbarkeit und der Ende-zu-Ende-Automatisierung.

 

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