Work Transformation: Es reicht nicht, einfach nur die passenden Tools zur Verfügung zu stellen

von Katja Schmalen

Wie sollten Unternehmen vorgehen, um ihren Mitarbeitern ein orts- und zeitunabhängiges digitales Arbeiten zu ermöglichen? Und was sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren? Unter anderen das wollten wir anlässlich der Vorstellung der neuen IDC Studie „Work Transformation in Deutschland 2021“ von Tobias Becker, Manager Enterprise Sales Central Europe bei LogMeIn Germany wissen.

IDC: Herr Becker,welche Themen müssen Ihrer Ansicht nach besonders berücksichtigt werden, um in einer veränderten, neuen Arbeitswelt zu bestehen?

Tobias Becker: Nun, mit der Anschaffung von Software alleine ist das nicht getan. Die Verantwortlichen in Unternehmen müssen erkennen, dass sie sowohl für ihre Mitarbeiter als auch die Organisation den entsprechenden Rahmen schaffen sollten, damit die Übung gelingt. Wir gliedern das in vier Bereiche, auf die es besonders ankommt: Zunächst ist das die Schaffung der Infrastruktur, also der Hard- und Softwareteil. Dann muss der Rahmen für die entsprechende IT-Sicherheit geschaffen werden, denn da entstehen mit der Remote-Arbeit neue Anforderungen. Drittens dann die Entwicklung einer Remote-Kultur bei Mitarbeitern und Führungskräften: Wie arbeiten wir remote zusammen? Was sind die Spielregeln? Wie sieht unsere Kultur der Zusammenarbeit aus, wenn wir remote kommunizieren? Das ist ein eminent wichtiger Aspekt, der eingeübt werden muss. Und schließlich braucht das Ganze einen soliden Shift der Führungskultur hin zu einer Vertrauenskultur – nur so kann das nach unserer Auffassung gehen.

IDC: Wie sollten Unternehmen vorgehen, um ihren Mitarbeitern ein orts- und zeitunabhängiges digitales Arbeiten zu ermöglichen? Was sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren?

Becker: Wie eben gesagt: Es reicht einfach nicht, nur die Tools zur Verfügung zu stellen. Auch bei Homeoffice und Remote-Arbeit „menschelt“ es, der „Human Factor“ ist nicht zu unterschätzen. Die Mitarbeiter brauchen auf jeden Fall den Erfahrungsaustausch, eine Kommunikationskultur und alle sollten gemeinsam reflektieren, was diese für einige doch neue Art der Zusammenarbeit konkret bedeutet und wie sie sich jeder zu eigen machen kann. Vorteile der Flexibilität (örtlich wie zeitlich), um sich an die jeweilige Lebenssituation der Mitarbeiter anzupassen, sollten von Unternehmen wahrgenommen werden. Dabei ist wichtig, Mitarbeitermotivation, Teamspirit und Zusammenhalt auch virtuell mit interaktiven Maßnahmen – von regelmäßigen Stand-up Meetings über Chatgruppen bis hin zur Online-Cocktailparty, je nach Wunsch – zu fördern.

Ein weiterer Aspekt ist aber auch die Konzeption der Infrastruktur. Man sollte sich vorher genau überlegen, welche Abläufe man remote abbilden will und welche Tools man für Zusammenarbeit und Prozesse braucht – einmal vorab genauer nachdenken und sich beraten lassen kann am Ende viel Enttäuschung ersparen.

IDC: Die Transformation des Arbeitsplatzes und die Optimierung der nötigen Tools und Lösungen sind mit Herausforderungen verbunden. An welchen Punkten scheitert das häufig und warum?

Becker: Das zeichnet sich klar ab: Mangelnde Vorbereitung von Mitarbeitern und Führungskräften und fehlende Schulung einerseits, zu wenig durchdachte Lösungen bei der Infrastruktur andererseits sorgen natürlich schnell für mangelnde Akzeptanz – so entsteht dann manchmal ein bedauerlicher Teufelskreis, der nur noch schwer zu durchbrechen ist. Auch müssen manche Prozesse angepasst werden, vor allem was die interne Kommunikation betrifft. Hier gilt es, den schmalen Grat zwischen Überkommunikation – Stichwort „Meetingmüdigkeit“ – und mangelndem Informationsfluss zu wahren.

Man sieht: Konzeption und gegebenenfalls Beratung sind vorab wichtige Aspekte, um das Gelingen eines solchen Projektes zu befördern.

IDC: Wie unterstützen Sie die Anwender konkret mit Ihren Lösungen dabei, ihren Mitarbeitern das Arbeiten unter den neuen Gegebenheiten zu ermöglichen?

Becker: Da sind wir auf vier Aspekte stolz: LogMeIn schafft in der Remote-Arbeitswelt mit wertvollen Tools den Rahmen für geeignete neue Wege der Zusammenarbeit zwischen Menschen und eine neue, virtuelle Lernkultur. Dann sicherlich auch unsere Produkte, die in Unternehmen für effizienteren und intelligenteren Service und Support sorgen. Schließlich bringen wir bei der Remote-Arbeit IT-Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit unter einen Hut. Und viertens schließlich unsere Herangehensweise: Wir legen Wert auf sorgfältiges Onboarding, um die entsprechende Nutzung und „Adoption“ unserer Lösung zu erzielen, damit für Unternehmen auch der erhoffte ROI erzielt wird. Wir sagen: Lösungen müssen einfach in der Nutzung und in der Implementierung sowie sicher und zuverlässig sein.

IDC: Schauen wir vorsichtig in die Zukunft: Wie wird die Art und Weise, wie wir arbeiten, und die Nutzung von Tools und Lösungen in den nächsten zwei bis drei Jahren aussehen? Wohin geht die Reise?

Becker: Wir können sagen, dass sich einige Dinge bereits abzeichnen: Remote-Arbeit wird zweifellos auch langfristig Bestandteil der „neuen Normalität“ in der Arbeitswelt werden – wenn auch nicht zu 100 %.

Auch Mitarbeiter wollen sich einen Teil dieser Flexibilität erhalten, „hybride“ Arbeitsformen werden für Unternehmen und Mitarbeiter Alltag sein. Wir denken, Angebote von Remote-Arbeit werden sogar die Attraktivität von Unternehmen im „War for Talents“ erhöhen. Ein weiterer Fokus wird sich aber auch darauf richten, die Sicherheit der Remote-Mitarbeiter zu erhöhen, um so die Unternehmensdaten zu schützen.

 


Case Study: Dalim Software

Die Dalim Software GmbH mit Sitz im deutschen Kehl entwickelt Softwarelösungen speziell für die Rich-Media-Produktion und für Online-Freigaben. Da die Belegschaft von Dalim Software von Europa über die USA bis nach Brasilien verstreut ist und auch der Kundenstamm  international ist, kann eine effektive Kommunikation über verschiedene Zeitzonen hinweg schwierig sein. Die Softwarefirma nutzte bereits seit rund 20 Jahren eine VoIP-Telefonanlage. Diese stieß allerdings mit der Zeit an ihre Grenzen. Wie das Unternehmen diese Herausforderung adressiert hat, lesen Sie in der Case Study.

 

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